Зачем документы возвращают на бумагу

Цифровые документы постепенно становятся частью повседневной жизни, а государственные сервисы переводят все больше справок и сведений в электронный формат. Однако вместе с этим возникает парадоксальная практика: уже оцифрованные документы снова распечатывают на бумаге, превращая цифровую услугу в привычный бумажный процесс.

В этом году впервые дипломы и свидетельства были оцифрованы и размещены в личных кабинетах граждан на MyGov. Более того, значительная часть информации на платформе получила статус документов и, согласно новому законодательству, приравнивается к бумажным версиям. Следовательно, государственные учреждения не должны требовать от граждан сведения и документы на бумаге, если они уже доступны в цифровой системе.

Однако на практике появилась услуга, позволяющая распечатать цифровые дипломы и сертификаты из MyGov и представить их в бумажном виде.

Специалист по высоким технологиям Осман Гюндюз считает подобную практику противоречащей самой логике цифровой трансформации. Возникает очевидный вопрос: зачем переводить документ в электронный формат, если затем гражданину приходится снова превращать его в бумагу?

«То есть получается, что мы их оцифровали, чтобы потом снова вернуть на бумагу? Если есть спрос на такую услугу, то где-то есть те, кто не принимает цифровые документы и требует бумажные, - говорит аналитик. - Проблема требует внимания со стороны государственных структур. В частности, он предлагает провести аудит случаев, когда в государственных учреждениях у граждан запрашивают бумажные версии документов, уже имеющихся в цифровом виде».

Осман Гюндуз считает, что правительство должно провести аудит случаев запроса цифровых документов в бумажном виде во всех государственных учреждениях: «Необходимо исключить необходимость повторного запроса существующей информации у граждан в государственной системе».

Отдельный вопрос, по мнению специалиста, связан с использованием электронных документов за рубежом. Он считает полезным широкое внедрение механизма электронного апостиля для дипломов и других образовательных документов с интеграцией этой возможности в MyGov. Такой подход позволил бы сократить число ситуаций, когда гражданам приходится дополнительно оформлять и распечатывать документы, уже доступные в цифровой системе.

При этом Осман Гюндюз обращает внимание на появление своеобразного «бумажного бизнеса» вокруг цифровых дипломов и сертификатов. Если граждане готовы платить за распечатку электронных документов, значит, где-то сохраняется требование представить их на бумаге.

«Очень интересно, кому и на каком основании требуются бумажные версии цифровых дипломов и сертификатов, вокруг которых сформировался отдельный «бумажный бизнес»? Или это просто, как говорят, «для украшения», - задается вопросом эксперт.

Для самого гражданина подобная ситуация означает лишние действия и расходы. Государство вкладывает значительные средства и ресурсы в цифровизацию, рассчитывая сделать услуги удобнее, прозрачнее и дешевле. Но если после получения документа в MyGov человеку приходится искать принтер, платить за распечатку и снова собирать бумажные документы, ожидаемый эффект от цифровой услуги заметно снижается.

Цифровизация однозначно не сводится к появлению новых платформ и электронных баз. Ее смысл проявляется тогда, когда меняется сама логика взаимодействия гражданина с государством, уверяет он:

«В любом случае, это противоречит логике цифровой трансформации. С одной стороны, ради прозрачности, удобства для граждан и снижения их затрат правительство тратит миллионы средств и ресурсов на цифровизацию государственных услуг. С другой стороны, гражданин достает этот цифровой документ из принтера и снова конвертирует его в бумажную форму, снова страдает и несет расходы», - отмечает собеседник.

Специалист также призывает внимательнее относиться к подобным ситуациям и не допускать, чтобы новые электронные возможности соседствовали со старыми требованиями. При этом он допускает, что нынешняя практика может быть связана с первым годом цифровизации дипломов и сертификатов: «Возможно, это связано с тем, что это первый год оцифровки дипломов и сертификатов. Я надеюсь, что это всего лишь переходный этап, и число людей, переходящих с цифровых документов на бумажные, постепенно уменьшится».

В конечном счете эффективность цифровой трансформации определяется не количеством переведенных в электронный вид документов, а тем, насколько реально сокращаются время, расходы и число лишних процедур для граждан. Если электронный диплом продолжает требовать бумажного подтверждения, цифровой путь пока остается незавершенным.